FERIA EXPOSICION POTOSÍ 2009
REGLAMENTO INTERNO
La Feria Internacional de las Américas – FIA organizará la segunda versión de la Feria Exposición de Potosí– FEXPOSI 2009 con la proyección de convertir a este evento económico – comercial en el más importante de la región.
Este evento ferial tiene como objetivo principal mostrar la producción y servicios de las empresas participantes al público visitante, asimismo poder brindar las condiciones para lograr contactos comerciales entre estos.
Este evento reunirá a grandes, medianas y pequeñas empresas a nivel nacional, así mismo contamos con la presencia de diversos países del contexto Mundial representados por sus Misiones Diplomáticas, Cámaras de Comercio y empresas.
El evento se realizará del 27 de Noviembre al 13 de Diciembre del presente año en las instalaciones de la Casa de la Cultura de La ciudad de Potosí, Calle La Paz esq. Betanzos.
DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
La FEXPOSI 2009 se desarrollará en función al Cronograma de Actividades establecido, en el cual se definen fechas y horarios de las actividades a desarrollarse durante el transcurso del evento.
DE LOS PARTICIPANTES
La FEXPOSI 2009 es una feria multisectorial abierta a empresas nacionales e internacionales.
Los contratos con las Embajadas o Misiones Diplomáticas de Países extranjeros para empresas suyas, se harán a través de sus Agregadurías Comerciales o aquellas instancias correspondientes y la FIA.
Los Contratos de Participación particulares que se suscriban directamente con la FIA corresponderán a empresas industriales, comerciales, de servicios; sean estas nacionales, extranjeras, estatales, mixtas, privadas y otras que deseen exponer los productos o servicios en el mercado.
DE LOS CONTRATOS DE PARTICIPACION
El expositor firmará con la FIA un contrato en el cual se establece lo siguiente:
- Espacio contratado
Cantidad de Stands que ocupará el expositor
- Plazo de Pago
A la firma del contrato de Participación se cancelará según lo convenido entre partes
- Forma de Pago
- El monto establecido por el espacio contratado será cancelado a la FIA:
En dólares americanos en el caso de los expositores del exterior del país.
En dólares americanos o en bolivianos al tipo de cambio vigente en el mercado el día en que se efectúe la cancelación será respaldada con la emisión de un Recibo y al cancelarse la totalidad la emisión de la factura correspondiente.
- Incumplimiento de Pago
En caso de incumplimiento de pago, como está estipulado en el Contrato de Participación, éste será anulado y la FIA podrá disponer libremente del espacio adjudicado, consolidando a su favor el anticipo de pago que se hubiera efectuado.
DE LOS PRECIOS DEL ALQUILER DE STANDS
Los precios de los espacios disponibles están indicados en el tríptico del evento, los cuales están expresados en Dólares Americanos y van de acuerdo al tamaño de los Stands.
DEL USO DE ENERGIA ELÉCTRICA
El precio de los espacios incluye el consumo de energía eléctrica hasta un máximo de potencia instalada de 35 W/m2 para áreas cubiertas y 15W/m2 para áreas descubiertas. En caso de requerir mayor potencia, la misma deberá ser cancelada adicionalmente de acuerdo a la Tarifa comercial vigente antes del inicio del evento.
DEL USO DE ENERGIA ELÉCTRICA ADICIONAL
Los Stands que hagan uso de Refrigeradores o Máquinas en funcionamiento, deberán pagar la suma de USD. 10,00(Diez 00/100 Dólares Americanos) adicionales por cada uno de estos. Su instalación se la realizará previo conocimiento y autorización de la Gerencia Comercial.
Los tomacorrientes adicionales, para equipos demostrativos u otros tendrán un costo adicional de USD. 5,00 (Cinco 00/100 Dólares Americanos).
DE LA RENUNCIA A PARTICIPACIÓN EN EL EVENTO
El expositor que renuncia a su participación reconoce a favor de la FIA el pago efectuado por concepto de alquiler de espacio, en caso de que la FIA por algún motivo no alquile el mencionado espacio a otro expositor. En el caso de que el espacio sea alquilado a otro expositor, se procederá a la devolución del 50% restante por concepto de daños y perjuicios.
DE LA POSTERGACIÓN DEL EVENTO
Si por razones de fuerza mayor FIA se viera obligada a postergar el evento y existiesen Contratos de Participación firmados para este, los mismos continuarán vigentes, por lo cual el expositor tiene derecho al mismo espacio que contrató tan pronto se realice dicho evento.
En caso de que l FIA se viera obligada a cambiar su lugar de realización, de igual manera continuarán vigentes los Contratos de Participación firmados, debiendo los expositores elegir una nueva ubicación en el nuevo lugar respetando el orden inicial de emisión de los mismos.
DEL PERIÓDO DE VALIDEZ DEL CONTRATO DE PARTICIPACIÓ
La contratación de un espacio, sólo es válida por el periodo de realización del evento motivo del Contrato, por lo cual el expositor no puede adquirir posteriormente derechos sobre el mismo. Por tanto, una vez concluido el evento la FIA procederá a devolver los terrenos y edificaciones a la Oficialía Mayor de Culturas del Gobierno Municipal de Potosí.
El expositor podrá tener prioridad sobre el mismo espacio en la siguiente versión FIA si contrata su participación por lo menos con 90 días de anticipación a la fecha de apertura de una nueva versión del evento ferial.
DEL SUB-ARRIENDO DEL ESPACIO ALQUILADO
Ningún espacio arrendado podrá ser cedido, sub-arrendado o vendido por el solicitante una vez adjudicado sin autorización expresa de la FIA. El cumplimiento de este reglamento dará lugar a la anulación inmediata del Contrato de Participación, sin lugar a reclamo alguno, quedando consolidados a favor de la FIA los pagos efectuados por el expositor.
DE LA INDIVIDUALIDAD DEL CONTRATO DE PARTICIPACIÓN
El Contrato de Participación es individual e intransferible y será suscrito entre el expositor y el Director/Gerente, el incumplimiento del resto de las obligaciones contraídas por el expositor con la FIA, serán solucionadas de acuerdo al reglamento.
DE LA ESCENOGRAFÍA DE STANDS
· Aprobación de proyectos
Toda estructura y/o decoración que desee efectuar el expositor deberá se previamente aprobada por la Dirección de Infraestructuras de la FIA, para lo cual el proyecto y los planos deberán ser presentados en dos ejemplares antes de iniciarse los trabajos. Una vez aprobados, uno de los ejemplares será devuelto al expositor.
· Límites de las instalaciones
Las instalaciones de los Stands no podrán exceder el límite de espacio asignado.
· Trabajos de montaje de escenografía
El expositor podrá iniciar los trabajos de montaje de escenografía de su stand según lo establecido en el Cronograma de Actividades del evento.
· Inspecciones diarias
La Dirección de Infraestructuras tendrá la facultad de suspender cualquier trabajo que no se ajuste al proyecto aprobado, por lo cual realizará inspecciones diarias durante el periodo correspondiente al montaje de escenografía de Stands, a fin de verificar el correcto cumplimiento del proyecto aprobado.
· Plazo de presentación de Stands
La presentación final de todos los Stands deberá concluir 24 horas antes de la apertura del evento el público, en caso de incumplimiento los infractores serán sancionados con el pago adicional del 5% del monto establecido por el alquiler del stand.
· Credenciales de ingreso
La FIA otorgará credenciales de ingreso al recinto ferial en época de montaje de escenografía de Stands, destinado al personal contratado por el expositor para la decoración e instalación de los respectivos Stands. Estas serán intransferibles, llevarán el nombre, número de célula de identidad del usuario y el nombre de la empresa expositora para la cual trabaja.
· Horario de trabajo
El horario para los trabajos de montaje y desmontaje de escenografía de Stands será de Hrs. 9:00 – 18:00 en los días establecidos para el efecto.
DE LA PRESENTACIÓN DE STANDS
El expositor es responsable de la decoración y mantenimiento del stand en condiciones óptimas. La Dirección de Infraestructuras tiene la potestad de exigir al expositor el arreglo adecuado de su stand si considera que su presentación merece objeciones. En este caso los trabajos de rectificación correrán a cuenta del expositor, quien aceptará el criterio que vierta sobre el tema la FIA. El incumplimiento de estas disposiciones motivará la clausura del stand.
DEL MONTAJE DE STANDS
En ningún caso las instalaciones de los Stands podrán ser desmontadas ni retiradas del recinto ferial antes de la clausura oficial del evento.
El desmontaje y retiro de los Stands deberá realizarse dentro del plazo de 24 horas a partir de la finalización del evento. Vencido dicho plazo, la FIA podrá proceder cuando considere necesario al desmontaje y retiro de los mismos a cuenta y riesgo del expositor, perdiendo este todo derecho sobre las instalaciones y mercadería que se encuentren dentro del stand.
La FIA no se responsabilizará en ningún caso por la infraestructura ni la mercadería dejada en el mismo.
DE LAS INSTALACIONES Y DECORADO DE STANDS SITUADOS EN AREA DESCUBIERTA
Los expositores que deseen levantar estructuras deberán retirarse un metro de la línea frontal de su stand, salvo en aquellas áreas de exposición determinadas por la Dirección de Infraestructuras.
Asimismo deberán asegurar que el escurrimiento de aguas no afecte los espacios vecinos.
DE LAS MUESTRAS, STOCKS E INVENTARIO DISPONIBLES
Los expositores que comercialicen productos de venta masiva, deberán mantener de manera disponible: inventario, stock mínimo y muestrario hasta la clausura del evento.
Los expositores están obligados a hacer uso racional y estético del espacio asignado, evitando el hacinamiento de productos, envases y/o personas dentro del stand.
DE LOS PRECIOS DE LOS PRODUCTOS EXPUESTOS
El expositor tiene la libertad de establecer los precios de sus productos/servicios, sin embargo se recomienda fijar “precios de promoción” ya que se trata de un evento ferial y se debe tomar en cuenta que este aspecto servirá para atraer al público visitante.
DEL INGRESO DEL PÚBLICO AL RECINTO
La FEXPOSI 2009 permanecerá abierta al público visitante de Hrs. 15:00 a 23:00 de Lunes a Viernes, los días Sábados, Domingos y feriados de Hrs. 10:00 a 23:00 para los expositores, teniendo una extensión los Stands que realicen actividades gastronómicas y de espectáculo.
Los expositores deberán estar en el recinto ferial 30 minutos antes del ingreso del público, es decir a Hrs. 14:30 de Lunes a Viernes y a Hrs. 9:30 Sábados, Domingos y feriados. Esta disposición es de cumplimiento obligatorio; se fijarán multas y sanciones para los infractores, cuyo pago será inmediato.
DE LAS CREDENCIALES DE INGRESO PARA USO DE LAS EMPRESAS EXPOSITORAS
El único documento que permitirá al expositor y a su personal de apoyo el ingreso libre al recinto ferial son las Credenciales de Ingreso otorgadas por la FIA; se otorgará gratuitamente 3 credenciales por espacio alquilado. Los expositores que necesiten un mayor número de credenciales deberán pagar USD. 5,00 (Cinco Dólares Americanos 00/100) por credencial adicional.
Las credenciales serán intransferibles, llevarán el nombre, número de cédula del usuario y el nombre de la empresa expositora a la que pertenece.
El expositor que fuese sorprendido haciendo mal uso de su credencial será sancionado con el decomiso de la misma.
DE LA REPOSICIÓN DE MERCADERÍA
Los expositores que requieran realizar reposición de mercadería en su stand, podrán hacerlo fuera del horario de atención al público.
DE LAS MEDIDAS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
FIA aplicará las medidas de vigilancia y seguridad necesarias dentro del recinto ferial, aplicables tanto para los expositores como para el público visitante.
DE LOS DAÑOS DE BIENES Y/O MERCADERÍA
FIA no se responsabiliza por los daños que puedan sufrir los bienes o mercaderías expuestas dentro del stand, ya sean estos causados por los expositores y/o público visitante. Asimismo, no asume responsabilidad por hurtos o robos, en los horarios de atención al público.
DE LAS PROHIBICIONES
Queda determinantemente prohibido:
· Venta y consumo de bebidas y productos comestibles
* La venta y consumo de bebidas y productos comestibles se realizará en los Stands que hayan sido habilitados especialmente para ello.
· Vendedores ambulantes
Los vendedores ambulantes que no porten credencial autorizada para tal efecto por la FIA.
· Equipos de sonido – máquinas ruidosas
Hacer funcionar máquinas que produzcan ruidos intensos e instalar cualquier equipo de sonido que sobrepase los 20 decibeles, con excepción de aquellos que hayan sido autorizados por escrito por la FIA y no causen molestias a otros expositores y/o visitantes
· Retiro de mercadería
El retiro de las mercaderías del recinto ferial antes de la finalización oficial del evento.
· Almacenamiento de mercadería y materiales
El almacenamiento de materiales, mercadería para exposición, embalajes vacíos y otros dentro del stand. La FIA habilitará almacenes y depósitos para este fin.
· Reparto de propaganda
La representación o reparto de toda propaganda de carácter político, religioso o de índole similar u otra que no sea autorizado por la FIA, ya sea por parte de los expositores o terceros que ingresen en la FEXPOSI.
· Expendio y publicidad
Realizar expendio y/o publicidad de algún producto/servicio que no sea elaborado o representado legalmente por el expositor.
· Deterioro de instalaciones del recinto ferial
Durante el armado de estructuras de Stands: picar, perforar, serruchar, pintar, derrumbar o deteriorar de cualquier modo las paredes, techos, columnas, pisos de las instalaciones del recinto ferial, así como también realizar algún tipo de daño a la panelería instalada.
Los expositores se hacen responsables de devolver a la FIA: el espacio, panelería y cenefa al final del evento en las mismas condiciones de entrega, cualquier deterioro de los mismos será asumido y repuesto por el expositor, no pudiendo delegar su reposición o pago para luego de terminado el evento.
· Desperdicios
Dejar desperdicios y otros causados por trabajos o el personal de instalaciones de Stands, el retiro de los mismos deberá realizarse antes de la apertura del evento al público, quedando esta responsabilidad en manos del expositor.
· Juegos de azar
Los juegos de azar dentro del recinto ferial.
· Elementos colgantes
Colgar elementos de las estructuras, techos, paredes salvo autorización de la Dirección de Infraestructuras Dirección de Infraestructuras de la FIA.
· Artefactos a gas o combustible líquido
Utilizar artefactos que funcionen a gas o combustible líquido dentro del recinto ferial sin la debida autorización y precaución correspondiente.
· Artículos de valor
Dejar productos de joyería u otros de alto valor dentro del stand por las noches, la FIA no se responsabilizará por la pérdida de los mismos si se incumple éste artículo.
· Animales
El ingreso de animales al recinto Ferial sin autorización escrita de la FIA.
DE LOS DAÑOS Y PERJUICIOS
· A la FIA y/o a terceras personas
El expositor es único responsable por los daños y perjuicios que él, sus colaboradores, contratistas, personal, equipos, instalaciones y mercaderías puedan ocasionar al recinto ferial y/o a terceras personas que se encuentren dentro de este.
· Accidentes del personal
FIA no se responsabiliza en ningún caso por los accidentes que pueda sufrir el personal propio o contratado por el expositor.
· Daños a vehículos y materiales
FIA no se responsabiliza por la pérdida y/o daños causados a instalaciones, vehículos, mercaderías, herramientas que el expositor o sus contratistas ingresen al recinto ferial.
Cualquier desorden provocado entre expositores que altere el orden público y afecte a la imagen de FIA, será causa de expulsión inmediata del expositor (es), sin derecho a devolución por parte de la FIA de los pagos efectuados por el expositor.
· Cualquier desastre natural
Desastres naturales que puedan provocar daños, inconvenientes, retrasos u otros a los expositores no será de responsabilidad de la FIA, por tratarse de elementos fuera de su control.
· Convulsiones sociales
Convulsiones sociales, alzamientos armados, bloqueos u otros por parte de terceros que afecten la llegada o buen funcionamiento del evento ferial estará fuera de la responsabilidad de la FIA, al no ser parte de los mismos.
DE LOS SERVICIOS ANEXOS DEL EVENTO FERIAL
· Stands de comida y bebidas
Los interesados en habilitar Stands de comida rápida y bebidas para expendio dentro del recinto ferial, deberán solicitar información en la oficina de la FIA, respecto a los productos que pueden expender.
· Espectáculos
La FIA proporcionará al público visitante espectáculos artísticos diversos durante todo el desarrollo del evento, los mismos se detallan en el Cronograma de Actividades establecido.
· Almacenes y depósitos
La FIA dispondrá de almacenes y depósitos para el resguardo de mercaderías de los expositores o en su caso para el uso de los mismos durante las noches. El horario de atención diaria será de 60 minutos antes del horario de apertura del evento al público y 60 minutos después del horario de atención al público.
DE LAS DISPOSICIONES FINALES
Todos los expositores al momento de firmar el Contrato de Participación aceptan el presente Reglamento. En todo caso la Gerencia General de la FIA se reserva el derecho de modificarlo, si fuera necesario para el buen desarrollo del evento, dándose a conocer a los expositores a la brevedad posible.
